Nghề thư ký hành chính là gì? Tương lai phát triển ra sao?

5/5 - (1 bình chọn)

Nghề thư ký hành chính đóng vai trò quan trọng trong mọi tổ chức, đảm bảo sự suôn sẻ của các hoạt động văn phòng. Thư ký hành chính phối hợp lịch làm việc, chuẩn bị tài liệu cho cuộc họp và quản lý thông tin hồ sơ một cách tỉ mỉ. Với kỹ năng giao tiếp và quản lý thời gian, họ đóng vai trò cầu nối quan trọng giữa các bộ phận và cung cấp hỗ trợ vững chắc cho sự phát triển và hoạt động hiệu quả của tổ chức. Hãy cùng Wiki tuyển sinh tìm hiểu chi tiết hơn về nghề thư ký hành chính để biết thêm cơ hội và tương lai phát triển ra sao.

Mục lục

Nghề thư ký hành chính là gì? Mô tả chi tiết về thư ký hành chính

Thư ký hành chính là gì?

Thư kí là người hỗ trợ công việc hành chính cho những người khác trong một tổ chức. Họ đóng vai trò quan trọng vì hoạt động của toàn bộ tổ chức phụ thuộc vào hiệu quả làm việc của họ. Ví dụ, thư kí điều hành là một chuyên gia cấp cao trong một tổ chức và hỗ trợ người đứng đầu tổ chức điều hành công ty.

Mô tả nghề thư ký hành chính

Công việc của thư ký hành chính là hỗ trợ quản lý văn phòng, xử lý thư từ và điện tử, quản lý tài liệu và hồ sơ, hỗ trợ trong công tác tổ chức sự kiện, các nhiệm vụ hành chính khác.

Nhiệm vụ nghề thư ký hành chính

1. Kiểm tra, định dạng và soạn thư từ, biên bản và báo cáo từ lời đọc, tài liệu điện tử hoặc dự thảo văn bản cho phù hợp với tiêu chuẩn soạn thảo văn bản;
2. Sử dụng các ứng dụng phần mềm máy tính khác nhau bao gồm cả bảng tính để phục vụ cho việc hỗ trợ hành chính;
3. Xử lí thư, văn bản đến hoặc đi; rà soát, ghi chép và phân phối các email, thư từ, tài liệu;
4. Sắp xếp các yêu cầu họp và hẹn gặp và hỗ trợ tổ chức họp;
5. Tổ chức và giám sát hệ thống tài liệu;
6. Chủ động giải quyết các thư từ thường xuyên.

Cơ hội việc làm, mức thu nhập và tiềm năng của nghề thư ký hành chính

Ví dụ về nơi làm việc:
• Tất cả các tổ chức đều cần một thư kí tốt.

Cơ hội việc làm của thư ký hành chính

Công việc cụ thể của thư ký hành chính bao gồm:

• Mọi ngành nghề: Thư ký hành chính có thể làm việc trong mọi ngành nghề và loại hình tổ chức, từ doanh nghiệp lớn đến công ty nhỏ, tổ chức phi lợi nhuận, hoặc các tổ chức chính phủ.
• Nhu cầu ổn định: Do các công việc hành chính là những nhiệm vụ cơ bản và cần thiết cho mọi tổ chức, nên nhu cầu tuyển dụng thư ký hành chính thường ổn định và phổ biến.
• Khả năng thăng tiến: Thư ký hành chính thường có cơ hội thăng tiến trong sự nghiệp, từ vị trí thư ký hành chính cơ bản đến các vị trí quản lý văn phòng, trưởng phòng hành chính, hay các vị trí hỗ trợ quản lý cao hơn.
• Yêu cầu kỹ năng chung: Để có được cơ hội việc làm tốt, thư ký hành chính cần có các kỹ năng như quản lý thời gian, kỹ năng giao tiếp, kỹ năng tổ chức và sự chủ động trong công việc.
• Cơ hội học hỏi và phát triển: Làm thư ký hành chính cũng cung cấp cơ hội học hỏi và phát triển kỹ năng trong các lĩnh vực khác như quản lý, tổ chức sự kiện, quản lý văn phòng, và các kỹ năng liên quan đến hành chính.

Mức thu nhập của thư ký hành chính

Mức thu nhập của thư ký hành chính phụ thuộc vào nhiều yếu tố, bao gồm:
Vị trí công việc: Thư ký hành chính có thể làm việc ở nhiều vị trí khác nhau. Mức lương của các vị trí này có sự khác biệt.
Kinh nghiệm làm việc: Thư ký hành chính có kinh nghiệm làm việc lâu năm sẽ có mức lương cao hơn thư ký hành chính mới ra trường.
Chuyên ngành: Thư ký hành chính làm việc trong các lĩnh vực có nhu cầu cao sẽ có mức lương cao hơn.
Trình độ học vấn: Thư ký hành chính có trình độ học vấn cao như thạc sĩ, tiến sĩ sẽ có mức lương cao hơn thư ký hành chính có trình độ đại học.

Theo khảo sát của một số trang web tuyển dụng, mức lương trung bình của Thư ký hành chính tại Việt Nam hiện nay dao động từ 10 – 35 triệu đồng/tháng. Cụ thể:

Thư ký hành chính mới ra trường: Mức lương trung bình từ 9 – 12 triệu đồng/tháng.
Thư ký hành chính có từ 1-3 năm kinh nghiệm: Mức lương trung bình từ 13 -18 triệu đồng/tháng.
Thư ký hành chính có từ 3-5 năm kinh nghiệm: Mức lương trung bình từ 18 – 25 triệu đồng/tháng.
Thư ký hành chính có từ 5 năm kinh nghiệm trở lên: Mức lương trung bình từ 25 – 35 triệu đồng/tháng.

Tiềm năng phát triển của thư ký hành chính

• Thăng tiến nghề nghiệp: Thư ký hành chính thường có cơ hội thăng tiến trong sự nghiệp từ các vị trí cơ bản như thư ký hành chính đến các vị trí quản lý văn phòng, trưởng phòng hành chính, hay các vị trí quản lý khác trong tổ chức.
• Mở rộng kỹ năng chuyên môn: Làm thư ký hành chính cung cấp cơ hội để học hỏi và phát triển các kỹ năng chuyên môn như quản lý văn phòng, tổ chức sự kiện, quản lý tài liệu và hồ sơ, và các kỹ năng hỗ trợ khác.
• Phát triển kỹ năng quản lý và lãnh đạo: Thư ký hành chính có thể tiến xa hơn bằng việc phát triển kỹ năng quản lý nhóm, lãnh đạo nhỏ, và có thể dẫn dắt các dự án nhỏ trong tổ chức.
• Học hỏi và chuyển đổi sang các lĩnh vực khác: Kinh nghiệm làm việc của thư ký hành chính có thể cung cấp nền tảng để họ chuyển đổi sang các vai trò khác trong lĩnh vực hành chính hoặc thậm chí sang các lĩnh vực khác như quản lý dự án, quản lý nhân sự, hoặc quản lý tổ chức.
• Cơ hội học hỏi liên tục: Với tính chất đa dạng của công việc, thư ký hành chính thường có cơ hội học hỏi liên tục và thích nghi với các thay đổi trong tổ chức và môi trường làm việc.
• Tự phát triển nghề nghiệp: Ngoài việc phụ thuộc vào cơ hội thăng tiến từ nội bộ tổ chức, thư ký hành chính cũng có thể tự phát triển nghề nghiệp bằng cách học hỏi từ các nguồn bên ngoài, tham gia các khóa đào tạo, hay tham gia các cộng đồng nghề nghiệp.

Năng lực và tố chất để làm được nghề thư ký hành chính

Năng lực thiết yếu để làm được nghề thư ký hành chính

Năng lực ngôn ngữ

Năng lực bổ sung để làm được nghề thư ký hành chính

Năng lực làm việc với con người

Những tố chất để làm nghề thư ký hành chính

Để làm được nghề thư ký hành chính, cần có những tố chất sau:

• Kỹ năng tổ chức: Khả năng tổ chức là một yếu tố quan trọng vì thư ký hành chính thường phải quản lý nhiều nhiệm vụ đồng thời và phối hợp công việc giữa các bộ phận khác nhau.
• Quản lý thời gian: Kỹ năng quản lý thời gian giúp bạn có thể hiệu quả trong việc hoàn thành các nhiệm vụ theo đúng thời hạn và ưu tiên công việc một cách hợp lý.
• Kỹ năng giao tiếp: Làm thư ký hành chính đòi hỏi bạn có khả năng giao tiếp một cách rõ ràng và hiệu quả, bao gồm viết email chuyên nghiệp, đàm phán và trao đổi thông tin với các bên liên quan.
• Sự tỉ mỉ và chi tiết: Kỹ năng này giúp bạn đảm bảo các thông tin và tài liệu được xử lý chính xác và không bị sai sót.
• Kỹ năng sử dụng công nghệ thông tin: Thư ký hành chính thường phải làm việc với máy tính và các phần mềm văn phòng, nên bạn cần có khả năng sử dụng công nghệ một cách thành thạo.
• Sự chủ động và trách nhiệm: Các nhiệm vụ của thư ký hành chính thường đòi hỏi sự chủ động trong làm việc và khả năng đảm nhận trách nhiệm.
• Kiên nhẫn và sự kiên trì: Bạn cần có sự kiên nhẫn để giải quyết các vấn đề hành chính một cách thận trọng và kiên trì để hoàn thành công việc một cách chính xác và kịp thời.
• Kỹ năng làm việc nhóm: Mặc dù công việc thư ký hành chính thường đơn lẻ, nhưng bạn cũng cần có khả năng làm việc trong nhóm khi cần thiết để hỗ trợ các hoạt động tổ chức của công ty.

Lộ trình để trở thành thư ký hành chính

Học vấn tối thiểu để trở thành thư ký hành chính

Tốt nghiệp THCS hoặc tương đương
Tốt nghiệp THPT hoặc tương đương

Lộ trình để trở thành thư ký hành chính

1. Theo học TC chuyên ngành Thư ký văn phòng, Thư ký
2. Có thể học tiếp lên CĐ, ĐH
Lựa chọn 1:
1. Theo học TC chuyên ngành Thư ký văn phòng, Thư ký.
2. Có thể học tiếp lên CĐ, ĐH
Lựa chọn 2:
1. Theo học CĐ chuyên ngành Thư ký văn phòng, Thư ký.
2. Có thể học tiếp lên ĐH và sau ĐH

Chuyên môn sâu để trở thành thư ký hành chính

• Trợ lí hành chính.
• Quản trị viên văn phòng.
• Nhân viên lễ tân.
• Thư kí trong một loại hình doanh nghiệp cụ thể (ví dụ thư ký luật, thư ký y tế).
• Tốc ký
• Quản lí hành chính lưu trữ
• Thư ký chuyên ngành máy tính

Danh sách các trường đào tạo ngành nghề thư ký hành chính

Danh sách các trường đại học có đào tạo ngành nghề thư ký hành chính

• ĐH Nội vụ.
• ĐH Hùng Vương
• ĐH Hà Nội
• ĐH kinh tế – Kĩ thuật Bình Dương;
• ĐH Nguyễn Tất Thành
• ĐH Sư phạm TpHCM
• ĐH Ngoại ngữ – Tin học TpHCM
• ĐH Vinh
• ĐH Huế – ĐH Ngoại ngữ
• ĐH Đà Nẵng – ĐH Ngoại ngữ